REGULAMIN ORGANIZACYJNY KIELECKIEGO CENTRUM KULTURY
Rozdział 1 Postanowienia ogólne
§ 1
Kieleckie Centrum Kultury, zwane dalej KCK, jest samorządową instytucją kultury i działa na podstawie ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 194) oraz Statutu nadanego Uchwałą Rady Miasta Kielce z dnia 11 lutego 2021 r. nr XL/782/2021.
Niniejszy regulamin określa:
Zasady zarządzania KCK;
Organizację wewnętrzną KCK;
Zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych.
Rozdział 2 Zarządzanie
§ 2
KCK zarządza, reprezentuje na zewnątrz i odpowiada za całokształt działalności dyrektor.
Dyrektor odpowiada w szczególności za:
Realizację zadań statutowych KCK;
Gospodarkę finansową, w tym gospodarowanie mieniem KCK;
Politykę kadrową;
Warunki pracy, BHP, zabezpieczenie p.poż. oraz inne zadania wynikające z przepisów szczególnych.
Dyrektor jest pracodawcą i bezpośrednim przełożonym wszystkich pracowników KCK.
§ 3
Dyrektor kieruje KCK przy pomocy jednego zastępcy dyrektora i głównego księgowego.
Do zadań zastępcy dyrektora należy:
Reprezentowanie i kierowanie KCK w trakcie nieobecności dyrektora;
Bezpośredni nadzór nad podległymi komórkami organizacyjnymi.
Do zadań głównego księgowego należy:
Parafowanie dokumentów związanych z zaciąganiem zobowiązań finansowych w zakresie zgodności z planem finansowym instytucji i stanem faktycznym;
Planowanie i realizowanie budżetu KCK zgodnie z obowiązującymi przepisami;
Ustalanie wyniku finansowego;
Sporządzanie rocznych planów finansowych, analiz, sprawozdań bilansowych i budżetowych;
Kierowanie działem księgowym;
Kontrola działów w zakresie prawidłowego i rzetelnego sporządzania oraz obiegu dokumentów rachunkowo-księgowych;
Opracowanie instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych oraz nadzór i kontrola zaleceń w niej zawartych;
Nadzór nad gospodarką mieniem KCK;
Składanie kontrasygnaty na podpisywanych przez dyrektora lub osobę przez niego upoważnioną dokumentach finansowych.
§ 4
Dyrektor wydaje zarządzenia regulujące funkcjonowanie KCK.
Zastępca dyrektora uprawniony jest do wydawania podległym mu komórkom organizacyjnym poleceń i instrukcji dotyczących wykonywania przypisanych im zadań.
Rozdział 3 Organizacja wewnętrzna
§ 5
W KCK wyodrębnia się następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy:
Dział Rozwoju Kultury, Promocji i Organizacji Imprez (DRKPiOI)
Galeria Sztuki Współczesnej WINDA (GSW)
Dział Księgowości (DK)
Dział Administracyjno-Techniczny (DAT)
Dział Organizacyjno-Kadrowy (DOK)
Samodzielne Stanowisko ds. Komunikacji i PR (SKiPR)
Obsługa Prawna (OP)
Pracą komórek organizacyjnych kierują kierownicy tych komórek.
Dyrektorowi podlegają:
Dział Rozwoju Kultury, Promocji i Organizacji Imprez (DRKPiOI)
Dział Organizacyjno-Kadrowy (DOK)
Samodzielne Stanowisko ds. Komunikacji i PR (SKiPR)
Obsługa Prawna (OP)
Zastępcy Dyrektora podlegają:
Galeria Sztuki Współczesnej WINDA (GSW)
Dział Administracyjno-Techniczny (DAT)
Głównemu Księgowemu podlegają:
Dział Księgowości (DK)
§ 6
Komórką organizacyjną zarządza kierownik działu, bezpośrednio podległy dyrektorowi lub zastępcy dyrektora.
Kierownik podejmuje decyzje jednoosobowo w zakresie przydzielonych zdań.
Kierownik koordynuje działania merytorycznie, odpowiada za organizację i realizację zadań komórki, a w szczególności:
Nadzoruje wykonywanie powierzonych komórce zadań;
Przedkłada swojemu zwierzchnikowi informację o realizacji zadań;
Wnioskuje w sprawach zatrudnienia, wynagradzania, nagród i kar podległych pracowników.
Szczegółowe zakresy zadań, obowiązków i odpowiedzialności pracowników KCK określa dyrektor w zakresach czynności.
W razie nieobecności w pracy kierownika komórki organizacyjnej zastępstwo pełni osoba wskazana przez kierownika, a jeśli nie jest to możliwe to przez dyrektora lub zastępcę dyrektora.
§ 7
Wszystkie komórki organizacyjne obowiązane są do współdziałania i uzgadniania działań w przypadku wykonywania zadań wymagających współpracy.
Koordynację prac przy załatwianiu spraw wymagających współdziałania większej liczby komórek organizacyjnych prowadzi ta z nich, która jest merytorycznie odpowiedzialna za wykonanie danego zadania.
Rozdział 4 Zadania kierowników komórek organizacyjnych
§ 8
Do zadań wspólnych kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych należy:
Organizowanie i planowanie pracy podległej komórki organizacyjnej;
Opracowanie projektów zakresów czynności i dokonywanie podziału pracy pomiędzy podległych pracowników;
Udzielanie podległym pracownikom informacji, wyjaśnień i porad w celu prawidłowego wykonywania przypisanych im zadań;
Wydawanie poleceń i sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją zadań przez podległych pracowników;
Współpraca z kierownika mi innych komórek organizacyjnych;
Kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek:
Zapewnienia przestrzegania porządku i dyscypliny pracy, przepisów BHP i p.poż. oraz przestrzegania tajemnicy służbowej w kierowanej komórce organizacyjnej;
Organizowania pracy komórki;
Prowadzenia kontroli nad działalnością kierowanej komórki oraz prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów z zakresu jej działalności.
Rozdział 5 Zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych
§ 9
Do głównych zadań Działu Rozwoju Kultury, Promocji i Organizacji Imprez należą:
Tworzenie warunków dla rozwoju profesjonalnego ruchu artystycznego oraz rozpoznawanie, rozbudzanie i zaspokajanie potrzeb i zainteresowań kulturalnych;
Organizacja i realizacja spektakli, konkursów, wystaw, spotkań, festiwali, imprez artystycznych, estradowych, teatralnych i innych zgodnie ze statutem KCK;
Prowadzenie działalności wydawniczej i promocyjnej;
Projektowanie, składanie materiałów reklamowych i promocyjnych;
Gromadzenie, dokumentowanie, tworzenie, ochrona i udostępnianie dóbr kultury;
Utrzymywanie kontaktów z mediami;
Współpraca repertuarowa z instytucjami artystycznymi oraz impresariatami w Polsce;
Współdziałanie ze społecznymi organizacjami kulturalnymi i związkami twórczymi z kraju i zagranicy, inicjowanie i udział w wymianie kulturalnej pomiędzy organizacjami społeczno-kulturalnymi;
Tworzenie oferty repertuarowej zewnętrznej, skierowanej do wszystkich grup odbiorców;
Przygotowanie kalkulacji, dokumentowanie imprez, dystrybucja biletów i zaproszeń, rozliczanie imprez.
Przygotowywanie oferty reklamowej dla sponsorów oraz firm i podmiotów gospodarczych;
Promocja i reklama wydarzeń organizowanych przez KCK;
Praca przy organizacji wydarzeń kulturalnych i realizacji projektów artystycznych.
Prowadzenie sekcji zainteresowań;
Prowadzenie zajęć warsztatowych i metodycznych;
Organizowanie własnych produkcji teatralnych lub estradowych;
Planowanie i organizacja działań Teatru PEGAZ;
Promocja lokalnych twórców i artystów;
Realizacja projektów edukacyjnych z udziałem animatorów, edukatorów, twórców, artystów regionów.
Tworzenie wspólnych inicjatyw kulturalnych i artystycznych we współpracy z miejskimi instytucjami kultury.
§ 10
Do głównych zadań Galerii Sztuki Współczesnej WINDA należą:
Prowadzenie działalności w zakresie edukacji artystycznej;
Tworzenie projektów w zakresie edukacji kulturalnej, rozwoju kultury oraz edukacji młodego pokolenia w zakresie odbioru sztuki i kultury.
Prowadzenie działalności wystawienniczej;
Współpraca z innymi galeriami sztuki w Polsce, ośrodkami sztuki wystawienniczej, instytutami sztuk pięknych oraz instytutami wzorniczymi;
Opracowywanie planu działalności edukacyjnej i artystycznej oraz harmonogramu wystaw;
Organizacja aukcji, wystaw, spotkań w zakresie sztuki współczesnej;
Prowadzenie edukacji artystycznej w zakresie sztuk plastycznych;
Podnoszenie kompetencji kadr w zakresie edukacji plastycznej;
Podejmowanie różnych form działalności edukacyjnej mającej na celu popularyzację i upowszechnianie sztuki współczesnej;
Prowadzenie działalności wydawniczej (katalogi i foldery towarzyszące wystawom);
Planowanie wydatków galerii i przedkładanie ich dyrekcji;
Gromadzenie dokumentacji z zakresu organizowanych imprez.
§ 11
Zakres obowiązków na Samodzielnym Stanowisku ds. Komunikacji i PR:
Redakcja i administracja strony internetowej KCK, obsługa Facebook, Instagram;
Wdrażanie nowych narzędzi komunikacyjnych;
Kontakt z mediami oraz realizacja polityki informacyjno-promocyjnej KCK;
Organizacja spotkań prasowych;
Współpraca z agencjami wydawniczymi i marketingowymi, instytucjami, udzielanie informacji związanych z działalnością KCK;
Przygotowywanie komunikatów prasowych i informacji dla mediów;
Współpraca z innymi komórkami przy realizacji kampanii społecznych i medialnych związanych z działalnością instytucji;
Redagowanie i opracowywanie materiałów promocyjnych KCK;
Dokonywanie cyfrowej rejestracji spotkań, narad, wydarzeń kulturalnych.
§ 12
Do głównych zadań Działu Księgowości należą:
Obsługa księgowo-finansowa KCK zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie.
Opracowywanie zbiorowego preliminarza budżetowego i czuwanie nad jego prawidłową realizacją.
Organizowanie i doskonalenie systemu obiegu i kontroli dokumentów księgowych w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych i ochronę mienia KCK.
Sprawdzanie od strony finansowej opracowywanych projektów dotyczących pozyskiwanych środków ze źródeł pozabudżetowych, rozliczanie finansowo-księgowe projektów;
Obsługa finansowa działalności programowej KCK (realizacja umów, przyjmowanie akredytacji itp.)
Prowadzenie pełnej księgowości KCK i ZFŚS, kiedy jest on tworzony;
Opracowanie na podstawie sprawozdań finansowych analiz stanu majątkowego i wyników finansowych KCK;
Kontrola działów KCK w zakresie prawidłowego i rzetelnego sporządzania oraz obiegu dokumentów rachunkowo-księgowych;
Kontrola wstępna i bieżąca dokonywanych operacji finansowych i gospodarczych;
Badanie rzetelności i prawidłowości inwentaryzacji majątku KCK;
Wycena aktywów i pasywów wykazanych w księgach rachunkowych;
Sporządzanie okresowych i rocznych sprawozdań finansowych, w tym bilansu i rachunku zysków i strat;
Prowadzenie zbioru przepisów dotyczących rachunkowości;
Prowadzenie i realizacja czynności z zakresu wynagrodzeń osobowych i bezosobowych;
Prawidłowe dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych KCK;
Prowadzenie rozrachunków z budżetem, w tym z Urzędem Skarbowych i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
§ 13
Do głównych zadań Działu Administracyjno-Technicznego należą:
Gospodarowanie majątkiem KCK i zapewnienie sprawnej działalności administracyjnej wszystkich komórek KCK;
Zapewnienie pracownikom i użytkownikom KCK bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;
Współpraca z najemcami w zakresie realizacji umów i organizacji wykorzystania obiektów KCK.
Nadzór nad przestrzeganiem zasad gospodarności;
Przygotowywanie rocznych planów remontów, modernizacji i inwestycji do zatwierdzenia przez dyrektora;
Nadzorowanie i zapewnienie prawidłowego wykonania konserwacji, prac remontowych, modernizacyjnych i inwestycyjnych;
Kontaktowanie się z urzędami w celu załatwienia wymaganych opinii, pozwoleń i dokonywanie udogodnień;
Analiza rynku wykonawstwa robót budowlano-montażowych i projektowych w zakresie prowadzonych robót, w celu prawidłowego ustalenia i kontroli kosztów prac projektowych i wykonawczych;
Realizowanie zadań wynikających z przygotowania i przeprowadzenia postępowania, a także wykonywanie innych czynności wynikających z ustawy prawo zamówień publicznych, w szczególności dotyczących robót remontowych, budowlanych, konserwacji i zakupów inwestycyjnych.
Organizacja i nadzór nad zakupami;
Dbałość o właściwe zabezpieczenie mienia i utrzymanie porządku w placówce i w jej otoczeniu;
Prowadzenie zaopatrzenia materiałowo-technicznego;
Dokonywanie zakupów wyposażenia i materiałów biurowych;
Utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach KCK;
Ponoszenie odpowiedzialności za sprzęt stanowiący wyposażenie KCK, prowadzenie ewidencji sprzętu;
Wykonywanie innych zadań z zakresu obsługi gospodarczej, transportowej;
Dbałość o właściwy stan techniczny urządzeń technicznych, sprzętu elektrycznego, akustycznego, oświetleniowego i komputerowego;
Prowadzenie bieżących przeglądów i konserwacji obiektu oraz maszyn, urządzeń i instalacji;
Zgłaszanie do likwidacji zużytych i zniszczonych urządzeń będących składnikami majątku;
Składanie wniosków o zlecenie wykonania robót oraz dokonywanie niezbędnych zakupów dla prawidłowego funkcjonowania obiektu;
Konserwacja i drobne naprawy urządzeń technicznych, wymiana przestarzałych urządzeń;
Zgłaszanie napraw w profesjonalnym zakładzie;
Zgłaszanie propozycji do planu zakupu sprzętu w zakresie doposażenia i wyposażenia stanowisk pracy;
Obsługa techniczne imprez organizowanych przez KCK i zleconych przez podmioty zewnętrzne;
Współpraca z jednostkami Państwowej Inspekcji Pracy, SANEPID, Straży Pożarnej, Urzędu Dozoru Technicznego, Urzędu Regulacji Komunikacji oraz gospodarki komunalnej w celu dokonywania wymaganych przepisami uzgodnień oraz wykonywania ich zaleceń;
Stała współpraca ze stanowiskami BHP i p.poż. oraz niezwłoczne wykonywanie ich zaleceń;
Opracowywanie i wdrażanie projektów, współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych, wspierających działalność kulturalną, w tym Funduszy Europejskich, w zakresie prowadzonych działań;
Przygotowanie projektów na dofinansowanie działań merytorycznych KCK;
Monitorowanie realizacji projektów KCK zgodnie z umowami zawartymi z podmiotami finansującymi;
Sporządzanie całokształtu dokumentacji merytoryczno-organizacyjnej z realizacji projektów zgodnie z zawartymi umowami. Współpraca w tym zakresie z koordynatorami projektów i głównym księgowym;
Udział w szkoleniach specjalistycznych dotyczących pozyskiwania środków pozabudżetowych z różnych programów, funduszy i fundacji;
Prowadzenie archiwum zakładowego.
§ 14
Do głównych zadań Działu Organizacyjno-Kadrowego należą:
Prowadzenie spraw wynikających ze stosunku pracy pracowników KCK, w tym prowadzenie akt osobowych, rejestru pracowników, list obecności, kartotek urlopowych, ewidencji czasu pracy;
Przygotowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, zwieraniem, rozwiązywaniem umów o pracę;
Prowadzenie rejestru delegacji służbowych;
Opracowywanie regulaminów pracy, wynagradzania i innych obowiązujących w KCK;
Opracowywanie regulaminów organizacyjnych;
Gromadzenie i archiwizacja dokumentacji kadrowej pracowników KCK;
Czuwanie nad dokształcaniem i doskonaleniem pracowników KCK;
Prowadzenie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny pracy;
Przygotowywanie i przekazywanie do ZUS wniosków pracowników ubiegających się o renty i emerytury;
Szkolenie pracowników w zakresie BHP;
Nadzór nad przestrzeganiem przepisów p.poż. w obiektach KCK;
Organizowanie szkoleń wewnętrznych i doskonalenie zawodowe pracowników biurowych, administracyjnych, gospodarczych i obsługi w zakresie p.poż.
Rozdział 6 Postanowienia końcowe
§ 15
Schemat organizacyjny stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
Zmiany postanowień regulaminu dokonywane są w trybie właściwym dla jego nadania.
Z chwilą wejścia w życie niniejszego regulaminu (1 marca 2022r.) traci moc dotychczasowy regulamin organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora nr 3/2020 z dnia 12 marca 2020 r.